>> اصول و فنون مذاکره موفق

>>> 5 ابزار پاسخگويي با ديپلماسی و هوشمندی و راهکارهايي مفيد برای رفتارهای سنجيده‌تر

«هميشه پاسخی هوشمندانه بدهيد، حتی اگر رفتاری نابخردانه می‌بينيد!»
وب سایت بورس نگار - سال‌ها پيش فيلسوف چينی لائو تزو گفته بود:«هميشه پاسخی هوشمندانه بدهيد، حتی اگر رفتاری نابخردانه می‌بينيد!» فرض کنيد يکی از کارکنان، نتيجه کار خود را ارائه می‌کند. او از عملکرد خود خوشحال بنظر میرسد، اما بخوبی واضح است که وی آمادگی لازم را نداشته و ارائه‌ای ضعيف و ناهماهنگی به نمايش گذاشته و شما را بواسطه اين عملکرد خود نااميد کرده. قبل از اينکه کسی اتاق را ترک کند، او از شما درباره کيفيت ارائه‌اش بازخورد می‌‌گيرد؛ به او می‌‌گوييد نحوه ارائه‌اش بسيار درهم و برهم و ناهماهنگ بوده و از وی انتظار بيشتری داشته‌ايد. جای تعجب نيست او از اين بازخورد ناراحت می‌شود و احتمالا برای نظری که به او داده‌ايد دچار پشيمانی می‌شويد. شما می‌خواستيد با او صادق باشيد، اما قصد صدمه زدن به احساسات او به ويژه در جلوی ديگران را نداشتيد. و يک ماه بعد همان همکار استعفای خود را برای شما ارسال می‌کند.هريک از ما ممکن است چنين تجربه‌ای داشته باشيم، اما شايد بتوان با رعايت ظرافت‌های رفتاری اقداماتی کرد که با وجود بازخوردها و نظرات آسيبی به احساسات افراد وارد نشود. وقتی ما در ارتباطات خود سنجيده عمل می‌کنيم، می‌توانيم روابط خود را به خوبی حفظ کنيم و برای خود اعتبار ايجاد کنيم. در این نوشتار راهکارهايي برای توسعه اين کيفيت مهم در ارتباطات ارائه خواهد شد.

مفهوم تدبير چيست؟
«تدبير» توانايي گفتن حقيقت به گونه‌ای است که احساسات و واکنش‌های افراد در نظر گرفته شود. اين توانايي اجازه می‌دهد بازخوردهای بسيار دشوار را به افراد ارائه دهيد، اطلاعات حساس و مهم را به گونه‌ای درست منتقل کنيد و با حفظ رابطه خود با افراد، صحبت خود را به درستی بازگو کنيد. تدبير از اجزای مهمی مانند هوش هيجانی، احترام، احتياط، خودآگاهی، انديشه، مهربانی، ظرافت، صداقت، ديپلماسی و حسن نيت تشکيل شده.
اما چرا رفتار سنجيده مهم است؟ اول اينکه با تدبير می‌توان اخبار بد و بازخوردهای انتقادی نسبت به عملکرد حرفه‌ای یا شخصی افراد را به آنها ارائه کرد. دوم اينکه رفتار سنجيده، موجب ايجاد و تقويت اعتبار فردی می‌شود. وقتی فردی رفتاری سنجيده می‌کند، نشان می‌دهد از سطح بلوغ، حرفه‌ای‌گری و جامعيت برخوردار است. سوم آنکه تدبير موجب می‌شود هر يک از ما حسن رفتار را به‌عنوان يکی از نکات مهم در برنامه توسعه‌ای خود قرار دهيم. و در نهايت رفتار سنجيده می‌تواند در بروز بسياری از تعارضات جلوگيری و از آن مهم‌تر زمينه‌های تعامل مشترک با افراد ايجاد کند؛ بنابراين تدبير دارايي مهمی در ارتباطات بين فردی بشمار می‌آید. اقدامات زير می‌تواند برای رفتارهای باتدبير بيشتر به شما کمک کند:

1) قبل از صحبت کردن، فکر کنيد! تا به حال چندبار پيش آمده که به سرعت صحبتی کرده باشيد و سپس از آن گفته ابراز تاسف کرده باشيد؟ سعی کنيد برای ارتباط با ديگران با استفاده از هوش هيجانی و همدلی به آنها گوش دهيد. مهم‌تر از هر چيز نيز ايجاد اعتماد در افراد است. يادتان باشد مخاطب شما آنقدر هوشمند هست که به راحتی متوجه صداقت و مهربانی شما ‌شود.

2) در زمان مناسب اقدام کنيد. فرض کنيد يکی از همکاران شما به تازگی متوجه شده که به دليل عملکرد نامناسب خود، از طرف رئيس کسر پاداش شده. از طرفی هم شما مطلع می‌شويد که برای عملکرد خوب خود مورد تشويق قرار گرفته‌ايد. آيا هم‌اکنون زمان مناسبی برای دادن اين خبر خوب به همکارتان است؟ مسلما خير! يکی از مهم‌ترين نشانه‌های تدبير، صحبت در زمان مناسب است. قبل از شروع به صحبت، موقعيت زمانی را به خوبی در نظر بگيريد و با احتياط سخن بگوييد.

3) در انتخاب «کلمات» دقت کنيد. انتخاب واژگان هنگام گفت‌وگو با ديگران می‌تواند به ميزان زيادی مخاطب را تحت تاثير خود قرار دهد. برای مثال، بهتر است هنگام صحبت با افراد آنها را بطور مستقيم مورد خطاب قرار ندهيد: «بهتر است دفعه بعد اين کار را بهتر انجام دهيد!» اينگونه صحبت کردن ممکن است افراد را در لاک دفاعی و مقاومت ببرد. اما شايد بتوانيد با کمی با آرامش بيشتر و البته غيرمستقيم همان منظور را بيان کنيد: «من فکر می‌کنم ارائه شما می‌تواند بسيار قوی‌تر باشد، اگر وقت بيشتری برای پژوهش و مطالعه بگذاريد.» بويژه هنگام ارائه انتقادهای سازنده، استفاده از کلمه «من» بسيار مهم است؛ چرا که با گفتن اين واژه شما مسووليت و مالکيت انتقاد ارائه شده را مستقيما بعهده می‌‌گيريد.بعنوان مثال بگوييد: «من نگاه متفاوتی به اين موضوع دارم.» ازطرفی وقتی در يک گفتگوی پرتنش هستيد، تا جاییکه می‌توانيد کوتاه و مختصر سخن بگوييد تا شانس بروز تعارضات بيشتر را کمتر کنيد.

4) به زبان بدن خود توجه کنيد. زبان بدن شما، به‌طور مستقيم بخش مهمی از تدبير رفتاری‌تان را به مخاطب منتقل می‌کند و بايد زبان بدن با نوع پيامی‌که قرار است به فرد منتقل شود، همخوانی داشته باشد. تقويت زبان بدن يکی از مهم‌ترين کارها برای ارتباط موثر با افراد است (اين ابزار قبلا در همين ستون معرفی شده است).

5) هرگز از خود واکنشی هيجانی و احساسی بروز ندهيد. وقتی دچار عصبانيت يا ناراحتی هستيد، بروز رفتاری سنجيده و با تدبير بسيار دشوار خواهد بود؛ بنابراين قبل از دادن هر پاسخ يا واکنش در اين حالت به خود آرامش بدهيد. ياد بگيريد چگونه احساسات خود را در محيط کار (يا خانه!) کنترل کنيد. از محيطی که در آن تنش وجود دارد -حتی برای دقايقی- خارج شويد. کمی استراحت يا پياده روی کنید يا سعی کنيد تنفس عميق داشته باشيد تا دوباره خونسردی خود را بدست آوريد. اين موضوع نيز بسيار مهم است که ببينيد چه چيزی موجب می‌شود رفتاری نسنجيده داشته باشيد.
يادتان باشد صبوری وسنجيده رفتار کردن رسم بازی مديريت است!
سيدمحمد اعظمي‌نژاد//رئيس کميته آموزش و پژوهش-انجمن مديريت ايران//منبع: mindtools